Guide à l’intention des conducteurs bénévoles
1. Mandat de TAC Papineau
La Corporation des Transports adapté et collectif de Papineau, ci-après appelée TAC, est un organisme à but non lucratif mandaté par la MRC de Papineau pour effectuer le transport adapté et collectif sur le territoire de la MRC. Les objectifs de la TAC sont d’organiser, fournir et maintenir un service de transport adapté et collectif rural sur le territoire de la MRC de Papineau en favorisant la mobilité des citoyennes et des citoyens en milieu rural et le développement durable des communautés.
Les services de transport sont effectués principalement pas des circuits d’autobus établis et par conducteurs bénévoles.
Ce Guide à l’intention des conducteurs bénévoles a été élaboré par TAC afin d’encadrer les services offerts par les conducteurs bénévoles.
2. Dispositions générales
TAC reconnaît la valeur et l’importance des bénévoles sur qui reposent une partie des services de transport qui sont offerts sur le territoire de la MRC Papineau. Les bénévoles sont des personnes engagées qui contribuent au bien-être et à la qualité de vie des utilisateurs qui sont souvent fragilisés et vulnérables.
Un bénévole est une personne qui accepte de faire partie de l’équipe de TAC et qui collabore à offrir des services de qualité pour le mieux-être des utilisateurs. Il accepte de transporter les utilisateurs autorisés selon les directives établies, à titre gratuit, en recevant uniquement une indemnité fixée par TAC se limitant aux frais d’utilisation de son véhicule.
TAC est soumis à plusieurs lois, règlements, politiques et programmes. Le présent guide est conforme à ces exigences mais en cas de disparité, les lois, règlements, politiques et programmes prévaudront.
TAC élabore le présent document afin de clarifier leévoles au sein de son organisation.
3. Conditions préalables pour devenir conducteur bénévole
- Compléter le formulaire de demande pour devenir conducteur bénévole;
- Fournir une copie de son permis de conduire;
- Fournir une copie de la preuve d’immatriculation de son véhicule;
- Fournir une copie de la preuve d’assurance de son véhicule;
- En signant le formulaire de demande, le bénévole consent à ce que TAC procède à une vérification des antécédents judiciaires;
- Un certificat médical peut également être exigé.
4. Conditions à remplir lorsque la personne est acceptée comme conducteur
- Fournir un spécimen de chèque afin que les paiements pour ses déplacements puissent lui être remboursés par virements bancaires;
- La personne aura aussi à signer une déclaration dans laquelle elle s’engage à respecter les différentes règles et consignes qui régissent le déroulement des activités dans son rôle de bénévole dont celles reliées au respect et à la confidentialité des informations qu’elle reçoit;
- Elle aura aussi à signer un formulaire de consentement quant à la protection de ses renseignements personnels;
- Le bénévole a la responsabilité d’aviser TAC en fournissant les copies du renouvellement de l’immatriculation et les assurances de son véhicule, dès qu’il reçoit ces documents et du permis de conduire s’il y a lieu;
- Il doit également aviser TAC s’il change de véhicule et fournir les nouveaux documents qui y sont reliés, dès que ces changements se font;
- Tout changement dans la condition physique ou mentale d’un bénévole doit être divulguée à TAC afin de garantir sa sécurité et celle des utilisateurs qu’il transporte;
- En tout temps, TAC se réserve le droit d’exiger que le bénévole fournisse un certificat médical ou fasse l’objet d’une demande pour vérification judiciaire;
- Le bénévole peut offrir le service de transport à une personne habitant sous le même toit que lui, à condition que cette personne soit inscrite à la liste des utilisateurs du TAC et ait fait sa demande au service de répartition, selon les règles établies à cet effet. En aucun temps, le bénévole peut transporter une personne vivant sous le même toit pour un déplacement d’urgence non autorisé.
5. Répartition des transports
TAC est responsable de l’assignation des transports. Les assignations des transports aux bénévoles sont faites équitablement, en prenant en considération notamment, l’expérience, la disponibilité, la capacité, le lieu de résidence du bénévole et la destination de l’usager. La décision d’assignation est prise par la répartition de TAC. Le jumelage, soit le co-voiturage d’utilisateur, sera appliqué dans la mesure du possible, sans aucune indemnité supplémentaire pour le bénévole.
La réservation par les utilisateurs se fait habituellement 48 heures à l’avance (ou 24 heures à l’avance dans le cas d’urgence médicale). Dans la mesure du possible, l’assignation au bénévole se fera dans le même délai. Dans des circonstances exceptionnelles, l’assignation peut se faire moins de 48 heures (ou 24 heures) à l’avance.
En tout temps, le bénévole est libre de refuser une assignation de transport.
6. Documentation
6.1 Feuille de route
- Les bénévoles doivent remplir et remettre à TAC, pour tous les transports effectués, une feuille de route indiquant les informations énumérées ci-dessous;
- Les feuilles de route doivent être remises le ou avant 16h00 le lundi suivant le ou les transport(s) effectué(s);
- Les feuilles de route peuvent être remises en mains propres, par télécopieur, par courriel ou par courrier. En tout temps, le bénévole est responsable de s’assurer de la bonne réception de ses feuilles de route;
- Il est important que le bénévole fournisse toutes les informations demandées sur la feuille de route;
- Si des informations sont manquantes, le bénévole ne recevra aucune indemnité avant que les feuilles de route soient complétées de manière conforme, ce qui pourrait retarder le versement des sommes dues.
Informations obligatoires à fournir sur la feuille de route :
- Le nom et l’adresse du bénévole La date du transport;
- Le nom et l’adresse de l’usager;
- L’adresse de destination;
- L’heure d’arrivée et de départ;
- Le kilométrage parcouru;
- Le coût du stationnement lorsqu’autorisé;
- Le coût du transport à payer à l’embarquement;
- Le montant d’argent reçu de l’usager;
- Le taux versé au kilométrage;
- La signature du bénévole;
- Toute autre information pertinente concernant le transport.
6.2 Attestation des transports
Certains organismes pour lesquels la Corporation effectue du transport demandent de compléter des documents afin de se conformer à leurs exigences. Les bénévoles doivent remplir et remettre à TAC pour tous les transports effectués l’attestation de transport exigée. Les attestations doivent être remises en même temps que les feuilles de route et doivent être entièrement complétées sous peine de non-remboursement.
7. Indemnité des transports
Le bénévole recevra une indemnité qui se limite aux frais d’utilisation de son véhicule fixée par TAC. L’indemnité versée est fixée à un taux au kilométrage calculé selon le chemin le plus court du point d’origine à destination. Cette indemnité est fixée selon un taux calculé sous une base annuelle, du 1er janvier au 31 décembre de chaque année. L’indemnité pourra être modifiée par décision du conseil d’administration.
Le vendredi de la semaine suivant les transports effectués, conditionnellement à ce que la feuille de route des transports ait été complétée et remise dans le délai prescrit, le bénévole recevra, par dépôt bancaire, le remboursement du kilométrage parcouru, déduction faite du montant perçu de l’usager. Le montant à percevoir de l’usager doit être conforme à la politique tarifaire de TAC.
Le stationnement n’est pas remboursé s’il y a une entente avec TAC et l’endroit de destination, pour du stationnement gratuit. Dans le cas où le recours à un stationnement payant est inévitable, le bénévole doit remettre les reçus payés lors de la remise des feuilles de route.
8. Qualité du véhicule du bénévole
Le véhicule du bénévole doit toujours être en excellente condition et propre. Le bénévole doit posséder son propre véhicule. À cet effet, il doit remettre à TAC un rapport de vérification mécanique, du châssis et de la carrosserie, effectué par un garagiste indépendant reconnu lorsqu’exigé par TAC qui se réserve le droit de demander une telle vérification, peu importe l’âge du véhicule.
Toutes les obligations prévues au Code de sécurité routière ou toute autre loi doivent être respectées par le bénévole. Lorsqu’un siège d’auto pour enfants est requis, il n’est pas de la responsabilité du bénévole d’installer et attacher le siège : c’est l’accompagnateur de l’enfant qui doit assumer cette responsabilité.
Rappel important
Changement de véhicule ou d’assurances :
Lors d’un changement de véhicule ou de courtier d’assurances, le bénévole doit en informer TAC et transmettre les nouvelles informations requises : copie de l’immatriculation et preuve d’assurances.
Autres changements pertinents : Lors de changement important pour les facultés du conducteur bénévole dû aux conditions de santé, ou perte ou suspension de permis de conduire, le conducteur bénévole doit informer TAC.
9. Éthique et responsabilité
Le bénévole doit:
- Faire preuve d’honnêteté et à agir de bonne foi et avec loyauté dans les intérêts de TAC;
- Agir dans le respect des lois en vigueurs, des statuts, des règlements et des politiques adoptés par TAC ;
- S’abstenir de prendre part à tout acte contraire à l’intérêt public et aux normes éthiques généralement reconnues;
- Promouvoir les intérêts de TAC;
- Appuyer tous les efforts déployés pour accroître l’efficacité et l’efficience de la TAC;
- Avoir une tenue vestimentaire appropriée et voir une hygiène corporelle adéquate;
- Respecter le Code de la sécurité routière et avoir une conduite irréprochable;
- Être sobre et ne pas consommer d’alcool, ne pas faire usage de drogue et de stupéfiant;
- Avoir une attitude positive et constructive;
- Être respectueux et courtois;
- Être discret, à l’écoute du client et respecter le silence du client;
- Ne pas discuter de TAC auprès des clients;
- S’abstenir d’obtenir tout cadeau, faveur, pourboire et gratuité;
- Éviter toute conduite discriminatoire fondée sur la race, la couleur, le sexe, la grossesse, l’orientation sexuelle, l’état civil, l’âge, la religion, les convictions politiques, la langue, l’origine ethnique ou nationale, la condition sociale, le handicap ou l’utilisation d’un moyen pour pallier ce handicap;
- Procurer des services de transport en respectant les utilisateurs et en ne divulguant pas d’informations de nature privée et confidentielle au sujet de l’utilisateur. Le bénévole a signé le formulaire prévu à cet effet au moment de son acceptation comme bénévole et l’application de cette nouvelle loi doit être prise au sérieux afin d’éviter des poursuites pour non respect des renseignements personnels;
- Le bénévole peut refuser d’effectuer certaines tâches qu’il juge dangereuses pour sa sécurité ou celle de l’utilisateur et doit en aviser TAC dans les plus brefs délais;
- Dans le doute, pour quelles que questions que ce soit, le bénévole doit communiquer avec le service de répartition du TAC ou la direction afin de valider ce qu’il doit faire.
10. Règles à respecter
Le bénévole doit respecter les règles suivantes :
- Ne pas contacter le client pour obtenir des informations autres que pour les transports;
- Ne pas fumer (fumée ou vapeur) dans le véhicule;
- Être ponctuel et attendre un maximum de 10 minutes au point de départ;
- Ne pas avoir d’animaux à bord du véhicule;
- Prendre en charge l’utilisateur à l’endroit d’embarquement jusqu’à l’adresse de destination;
- Percevoir l’argent selon les directives à l’embarquement;
- Confirmer le transport avec l’utilisateur le plus tôt possible ou au plus tard la veille avant 20h00;
- Remplir tout document nécessaire;
- Respecter la destination confirmée par la répartition;
- Ne pas faire plus de trajet que ce qui est autorisé par la répartition;
- Ne pas prendre rendez-vous directement avec l’usager ou effectuer des transports non assignés par la répartition;
- Utiliser la carte de bénévole du véhicule uniquement lorsqu’il effectue des transports et non à des fins personnelles et la remettre à TAC lorsqu’il cesse son bénévolat;
- Ne pas accepter à bord de son véhicule une personne non confirmée par la répartition;
- Ne pas embarquer une autre personne que l’utilisateur ou l’accompagnateur autorisé;
- Aviser la répartition de toute information ou problème survenu relativement au transport effectué et à l’état de santé de l’usager susceptible d’affecter les conditions de transport;
- Éviter de communiquer ses données personnelles avec un utilisateur à moins de circonstances exceptionnelles et justifiables;
- Si vous devez annuler un transport, vous devez contacter l’usager concerné et aviser sans délai le service de répartition.
11. Respect des consignes fixées dans ce guide
Advenant qu’un bénévole enfreint une ou des dispositions des règles établies, une enquête sera entamée par la direction générale qui verra à appliquer toutes mesures appropriées dans les circonstances, celles-ci pouvant aller jusqu’à l’expulsion d’un bénévole.
12. Plainte
Le bénévole qui a connaissance qu’une personne veut déposer une plainte, commentaire, requête ou éloge doit diriger la personne à la direction générale de TAC et informer la direction générale qui verra à appliquer la Politique de dépôt, d’examen et de traitement des commentaires, requêtes et éloge, en vigueur.
En tout temps, le bénévole peut déposer une plainte, commentaire, requête ou éloge en vertu de la Politique de dépôt, d’examen et de traitement des commentaires, requêtes et éloge.
13. Fin des activités du bénévole
Lorsqu’un bénévole est inactif pour une période consécutive de trois mois, le statut de celui-ci devient ‘’inactif’’ pour le TAC. Le bénévole doit au préalable contacter le TAC s’il a l’intention de reprendre ses activités de conducteur bénévole.
Lorsqu’un bénévole veut mettre fin à ses activités à titre de conducteur bénévole, il a la responsabilité de remettre la carte bénévole de son véhicule et de signer le formulaire de départ prévu à cet effet.
14. Application du guide à l’intention des conducteurs bénévoles
Ce guide devient effectif dès sa publication et sera mis à jour au besoin afin de bien refléter la réalité des activités touchant nos bénévoles.
Ce guide remplace la Politique des conducteurs bénévoles.
Adoptée en novembre 2016.
Révisé le 5 février 2025.